10 astuces pour mieux gérer son temps au travail

10 astuces pour mieux gérer son temps au travail

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Dans une journée de travail, les sollicitations externes sont nombreuses.

Et si, en plus, des tâches imprévues arrivent, on est vite débordé en ayant le sentiment de se retrouver sous l’eau.

Pour éviter cela, voici 10 astuces pour vous aider à mieux gérer votre temps au travail. Bien entendu, nous vous recommandons notre application dédiée à la gestion du temps disponible sur l’Appstore et sur GooglePlay, si vous souhaitez approfondir le sujet et construire un agenda efficace !

Combien de fois avons nous quitté le travail épuisé en nous demandant s’il n’ y avait pas des taches que nous aurions dus refuser ? S’il n’y avait pas des choses que nous aurions dus faire au préalable ? Il est tout à fait humain de vouloir donner le meilleur de nous même à chaque fois, le problème est que sur le long terme cette bonne volonté peut être néfaste pour notre corps. Avant de de vous donner nos dix astuces, nous aimerions vous partager avec vous cette citation latine : « In medio stat virtus » (la vertu est de juste milieu)… A méditer 🙂

Et voici, tout de suite nos 10 astuces :

1. Planifier les taches

Cette action vous avait déjà été proposée dans notre article, les neuf astuces pour mieux gérer votre stress. Voici notre petit « truc » : sachez utiliser le temps des transports (lors de votre trajet du matin par exemple) pour pré visualiser et noter rapidement les actions devrez entreprendre dans la journée.

2. Hiérarchiser les taches

Ensuite, une fois arrivé au bureau, vous pourrez mettre à plat l’ensemble des tâches et les hiérarchiser. Pour éviter d’être submergé par  ltoutes les activités, planifier est incontournable. Une mauvaise gestion des tâches viserait à les enchaîner uniquement dans l’ordre où nous les avons listées. Aussi, pour gagner en efficacité, il faut procéder à une hiérarchisation mais dans le but d’effectuer les tâches urgentes en priorité. Concrètement, il s’agit de faire preuve de recul pour pouvoir les classer de manière pertinente dans sa « to do list ». Par exemple, la méthode NERAC (Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer et contrôler) est une fiche à réaliser permettant d’établir les différentes priorités.

Activité Durée prévue Important Urgent Décision Quand Contrôle

Il est conseillé de rayer au fur et à mesure les tâches réalisées.

 

3. Faire une chose à la fois

Les mails, les notifications de votre portable, les sollicitations des collègues sont autant de risques de vous disperser. Pour votre efficacité, vous devez vous astreindre à n’effectuer qu’une chose à la fois. Par exemple, pour les mails vous devez vous organiser des sessions de lecture et ne pas répondre à chaque fois qu’un mail arrive. Bloquer des plages horaires spécifiques et homogènes, d’une heure trente à deux heures, pour chaque activité est essentiel plutôt que le zapping permanent entre les réseaux sociaux, les mails, le téléphone…

4. Savoir dire « non »

Il est parfois très difficile de dire « non » à son boss ou à un collègue qui essaie de nous donner du travail. Soyez certain d’une chose : l’affirmation de soi passe par le « non ». Le non vous aidera dans votre gestion du stress et dans votre travail au quotidien.

5. Identifier les pertes de temps

Identifier les pertes de temps est très important. Cela peut être des collègues intrusifs, des emails, des SMS etc. Il vous faut absolument les identifier pour les contourner. Généralement, les périodes de concentration ont lieu le matin ou en fin d’après-midi. Si vous êtes très efficace le matin, nous vous conseillons d’éteindre votre cellulaire, vous serez ainsi plus a même de finir la tâche que vous vous êtes fixée. Lorsque quelqu’un arrive dans votre bureauà l’improviste, apprenez à répondre « je viens te voir dès que j’ai fini ce travail ».

6. Unifier son agenda

Avoir deux agendas est généralement une mauvaise idée, car en séparant votre vie privée et votre votre vie professionnelle , vous risquez de ne pas anticiper les événements concomitants : par exemple vous pourriez accepter une réunion en fin de journée alors que vous aviez déjà un rendez-vous personnel. Ainsi, avec un seul agenda vous gardez la maîtrise de votre agenda en identifiant les zones libres des zones occupées.

7. Déléguer

Il ne faut pas être dans le contrôle absolu. Déléguer, ce n’est pas abandonner, il faut donner le lead sur la tâche à effectuer, faire confiance, encourager et en suivre son avancement. Les tâches non prioritaires peuvent elles aussi être déléguées. Par exemple, vous pouvez solliciter une collègue afin qu’elle vous remplace  à une réunion ou afin qu’elle se charge  d’une mission, pour vous dégager du temps. Attention toutefois à communiquer positivement autour de cela et ne pas donner l’impression de vous délester au détriment d’autrui.

8. Mieux communiquer

Bien comprendre une tâche avant de la réaliser est essentiel pour ne pas perdre du temps inutile.
Bien expliquer une tâche est également essentiel, si vous voulez déléguer le travail et qu’il soit bien fait.
On peut aussi clarifier la demande, le délai, le niveau d’urgence, évaluer le temps nécessaire et décider soit de traiter la question dans l’instant soit de la reporter. Demander à ses collaborateurs de centraliser les demandes permet de gagner du temps en consacrant un temps déterminé aux réponses. Vous verrez aussi que certaines questions auront été résolues entre temps…Dans tous les cas, pas de précipitation et de réponse non réfléchie, car c’est précisément dans ces moments que l’on commet des erreurs qui seront d’autant plus longues à corriger.Il vous faudra faire attention aux canaux de communication employés. Par exemple, le mail est à proscrire si vous avez besoin de réactivité et/ou de connaitre la réaction de votre interlocuteur.

9. Faire le point

Un bilan est un moment essentiel pour ajuster la situation en se posant des questions du type « Où en sommes -nous ? Comment pourrais-je améliorer mon emploi du temps ? » Il vous faudra veiller aux signaux. Par exemple, il y a un indicateur très simple : si vous n’avez plus envie d’aller au travail alors que vous l’avez toujours aimé, c’est peut être que vous êtes dans un état d’épuisement. Nous conseillons d’en parler avec une personne neutre pour faire le point, comme un médiateur, un coach..

10. Prendre soin de soi

Il est primordial de prendre du temps pour soi. « Qui veut voyager loin, ménage sa monture ». Dans votre cas, votre monture, c’est votre corps, il faut vous prendre du temps pour vous. Par exemple, vous pouvez écouter de la musique, lire, marcher ou faire du sport. Veillez à votre sommeil et votre alimentation.

 

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